Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ist das offizielle ärztliche Dokument, das bestätigt, dass ein Arbeitnehmer zu krank zum Arbeiten ist. Arbeitgeber und Lohnbuchhaltungsteams benötigen sie, um Krankheitstage zu verarbeiten, die Compliance sicherzustellen und die Entgeltfortzahlung oder das Krankengeld zu berechnen.
Deutschland hat sich weitgehend vom traditionellen papiergebundenen „gelben Schein” verabschiedet und ist auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die sogenannte eAU, umgestiegen. Der Prozess ist jetzt schneller und digitaler, aber Arbeitnehmer und HR-Teams müssen nach wie vor genau verstehen, wie er funktioniert und welche Pflichten sie haben.
Was ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist seit Jahrzehnten ein Eckpfeiler des deutschen Arbeitsrechts. Das Format hat sich verändert, aber der Zweck bleibt derselbe.
AU vs. eAU: Alt und Neu
Die klassische AU war ein dreiteiliges Papierformular mit Kopien für den Arbeitgeber, die Krankenkasse und den Arbeitnehmer. Seit Januar 2023 hat die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) dieses Verfahren für gesetzlich Versicherte ersetzt. Der Arzt übermittelt die Daten jetzt digital, und der Arbeitgeber ruft sie elektronisch bei der Krankenkasse ab.
Wer braucht eine Krankmeldung und wann?
Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) müssen Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen, wenn sie länger als drei aufeinanderfolgende Kalendertage krank sind. Das bedeutet, dass spätestens am vierten Tag eine Bescheinigung erforderlich ist.
Viele Arbeitgeber verlangen jedoch bereits ab dem ersten Tag eine Krankmeldung. Dies ist rechtlich zulässig und weit verbreitet. Prüfen Sie immer Ihren Arbeitsvertrag oder die interne Betriebsordnung, um zu wissen, was für Sie gilt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erhalten Sie eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die Ausstellung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Deutschland folgt einem klaren Ablauf. Wird ein Schritt ausgelassen, kann dies Ihre Gehaltsfortzahlung verzögern oder Probleme mit dem Arbeitgeber verursachen.
Krankmeldung beim Arbeitgeber
Informieren Sie Ihren Arbeitgeber, sobald Sie wissen, dass Sie nicht arbeiten können – idealerweise vor Beginn Ihrer Schicht. Teilen Sie die voraussichtliche Dauer Ihrer Abwesenheit mit. Sie müssen weder Ihre Diagnose noch medizinische Details angeben.
Arzttermin vereinbaren
Kontaktieren Sie Ihren Arzt am ersten Krankheitstag oder so früh wie möglich. Je nach aktuellen Regelungen und Praxis Ihres Arztes stehen Termine persönlich, telefonisch oder per Videosprechstunde zur Verfügung. Der Zeitpunkt ist wichtig, denn Verzögerungen können Ihren Anspruch auf Entgeltfortzahlung beeinträchtigen.
Untersuchung und Diagnose
Während des Termins beurteilt der Arzt Ihren Zustand und entscheidet, ob Sie arbeitsunfähig sind. Auf Grundlage der Untersuchung bestimmt er:
- Ob Sie als arbeitsunfähig eingestuft werden
- Wie viele Tage die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abdecken soll
- Ob eine Nachuntersuchung erforderlich ist
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhalten (AU/eAU)
Für gesetzlich Versicherte übermittelt der Arzt die eAU elektronisch an die Krankenkasse. Sie erhalten in der Regel einen ausgedruckten Patientenausdruck für Ihre eigenen Unterlagen. Für privat versicherte Arbeitnehmer kann das Verfahren weiterhin eine Papier-AU oder eine digitale Kopie umfassen, die Sie selbst weiterleiten müssen.
Einreichen und bei Bedarf verlängern
Bei der eAU ruft Ihr Arbeitgeber die Daten direkt bei der Krankenkasse ab. In den meisten Fällen müssen Sie selbst nichts einreichen. Wenn Sie bei Ablauf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung noch krank sind, suchen Sie Ihren Arzt vor dem letzten abgedeckten Tag erneut auf, um eine Verlängerung zu erhalten. Lücken zwischen Krankmeldungen können zu Komplikationen bei der Gehaltsabrechnung führen.
Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?
Die eAU hat den Prozess erheblich vereinfacht, funktioniert aber je nach Versicherungsart unterschiedlich. Sowohl Arbeitnehmer als auch die Personalabteilung müssen diese Unterschiede verstehen.
Für gesetzlich Versicherte
Der Arzt sendet die eAU-Daten elektronisch an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft sie dann über sein Lohnabrechnungssystem ab. Arbeitnehmer sollten ihren Patientenausdruck dennoch aufbewahren, falls es zu technischen Problemen oder Abrufverzögerungen kommt.
Für Privatversicherte
Das eAU-System gilt nicht für privat versicherte Arbeitnehmer. In diesen Fällen stellt der Arzt eine Papier-AU oder digitale Kopie aus, und der Arbeitnehmer ist selbst dafür verantwortlich, sie sowohl an den Arbeitgeber als auch an den Versicherer zu senden.
Welche Daten sieht der Arbeitgeber – und welche nicht?
Der Arbeitgeber erhält den Namen des Arbeitnehmers, das Start- und Enddatum der Arbeitsunfähigkeit sowie die Information, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt. Detaillierte medizinische Informationen erhält er nicht. Datenschutzvorschriften stellen sicher, dass konkrete Gesundheitsinformationen zwischen dem Patienten und seinem Arzt bleiben.
Fristen, Arbeitgeberregeln und Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung
Der Zeitpunkt beeinflusst alles – von der Entgeltfortzahlung bis zum Krankengeld. Falsche Fristen können Arbeitnehmern Geld kosten und für die Personalabteilung Compliance-Probleme verursachen.
Gesetzliche Fristen für die Vorlage des Nachweises
Die AU oder eAU muss dem Arbeitgeber spätestens am vierten Kalendertag der Krankheit vorliegen. Wenn der Arbeitgeber die eAU aufgrund von Verzögerungen nicht rechtzeitig abrufen kann, sollte der Arbeitnehmer bei der Arztpraxis nachfragen.
Strengere interne Regelungen
Manche Arbeitgeber verlangen den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit bereits ab dem ersten Tag. Dies ist rechtlich zulässig und sollte im Arbeitsvertrag oder Mitarbeiterhandbuch festgehalten sein. Arbeitnehmer sollten dies vor ihrem ersten Krankheitstag prüfen, damit es keine Überraschungen gibt.
Auswirkungen auf Entgeltfortzahlung und Krankengeld
Eine gültige, fristgerecht eingereichte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schützt Ihren Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen. Danach zahlt die gesetzliche Krankenversicherung Krankengeld. Ohne ordnungsgemäße Dokumentation kann beides verzögert oder verweigert werden.
Praktische Tipps für Arbeitnehmer und Personalabteilung
Klare Prozesse auf beiden Seiten verhindern die meisten Probleme rund um Krankmeldungen, bevor sie entstehen. Ein wenig Vorbereitung macht einen großen Unterschied.
Was Arbeitnehmer immer tun sollten
- Informieren Sie Ihren Arbeitgeber vor Schichtbeginn oder so früh wie möglich.
- Gehen Sie am ersten Krankheitstag zum Arzt.
- Bewahren Sie Ihren Patientenausdruck jeder Krankmeldung auf.
- Überprüfen Sie Daten und Dauer auf Richtigkeit, bevor Sie die Arztpraxis verlassen.
- Beantragen Sie Verlängerungen, bevor die aktuelle Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abläuft.
Worauf HR und Lohnbuchhaltung achten sollten
HR-Teams benötigen Systeme, die den eAU-Abruf zuverlässig abwickeln und fehlende Daten schnell melden. Prozesse sollten zwischen gesetzlich und privat versicherten Arbeitnehmern unterscheiden, da sich der Einreichungsablauf unterscheidet. Der Datenschutz muss in jedem Schritt gewahrt werden – Diagnoseinformationen dürfen niemals in die Personalakte gelangen.
Fazit
Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im eAU-Zeitalter zu erhalten, ist unkompliziert, wenn Sie die richtigen Schritte befolgen: Informieren Sie Ihren Arbeitgeber frühzeitig, gehen Sie rechtzeitig zum Arzt, verstehen Sie, was Ihre Versicherung digital abdeckt, und führen Sie Ihre eigenen Unterlagen. Für HR- und Lohnbuchhaltungsteams sorgen klare interne Regeln und digitale Prozesse dafür, dass Krankmeldungsdaten ohne manuelle Lücken oder Compliance-Risiken ins System gelangen.
TAXMARO hilft Unternehmen in ganz Deutschland, genau solche zuverlässigen Gehaltsabrechnungs- und Compliance-Workflows aufzubauen. Von der Einrichtung des eAU-Abrufs bis zur Bewältigung der Feinheiten der Entgeltfortzahlung stellt das Team sicher, dass Krankmeldungen nie zu einem Problem in der Lohnbuchhaltung werden. Wenn Ihre HR-Prozesse immer noch manuelle Nachverfolgung und fehlende Unterlagen beinhalten, hat TAXMARO einen besseren Weg.
